【内审工作法】搞定年终总结的10大铁律

审计之家2019-01-10 14:50:03


2016年12月,在憧憬绩效评价和年终奖之前,各位亲,你的年终总结写了吗?我们看到媒体发起关于年终总结的网络调查,近七成受访者表示年终总结让人发愁,总结成“纠结”。

“需求指向哪里,市场就在哪里 ”近年来,一门奇特的年终总结代写生意在网上日益火爆,尤其到12月已经达到高峰期,一位电商说“这个月的交易量比平日增多了四五成”!


但是!各位亲,你可知道,代笔无异于玩火,年终总结一般涉及公司的工作计划和进度,这些都涉及公司机密。代笔葬送了你对企业的诚信和个人的职业形象,你辛辛苦苦耕耘了一年的庄稼,干嘛不去收割啊?


看看即将出版的《内部审计工作法》如何把年终总结办成一顿“年夜饭”,相信你读完此文,一定乐滋滋地去“抬头望明月,低头写总结”……

请看我们年终总结轻松搞定的10大铁律

1、时效性——年终总结要“抢先”做

年终总结是收获的季节,而不是行政的负担和纠结。总结报告是我们耕耘的成果,自己种的庄稼不去收,别人在收割的时候,当然就会顺带收了去,谁都知道浪费粮食是可耻。审计人员常常抱怨自己做的工作,怎么变成了其他部门的嘉奖,这时你再忿忿不平也无济于事。请记住一个职业的真谛:在工作中,你如果没有写下来到底做了什么,那就等于你什么也没有做。所以年终总结不但要做,而且要抢先做。

2、合力性——年终总结要上下互动“齐上阵”

说到年终总结报告,审计负责人既不能大包大揽,更不能请人“捉刀”。这两样“毒品”让你丢失的就不只是年终奖,而是你的责任、人品和诚信。年终总结就像办年饭,一定是家人齐上阵才有“年味”。

     

 “人多好种田”,年终总结是集思广益、群策群力、凝聚团队的好机会,让员工参与其中,是对员工最大的高看和关怀。

      

 每到年末,我们的审计负责人都会为每一个同事量身定做新年红包,那是一封独一无二的“家书”。这巨大的精神奖励,是激励下属的灵丹妙药,这份礼物凝聚着领导对员工的爱,赢得的是员工对企业的“倾心回报”。我们每年都会开展一项全员推荐审计部10件大事和10件趣味片段的活动,不需大篇幅,只需一句话,我们按命中率设奖。大家都非常乐意做这件事情,就像筹办年夜饭,要吃什么爱吃什么由吃年饭的家人来确定一样。这样形成的年终总结是刻在老百姓骨子里的记忆,荣辱与共的团队文化超过写总结本身的意义。

3、精炼性——年终总结要“简短”

一份好的年终总结报告应该用“短、命”二字来概括。“短”,就是简短;“命”,就是直奔命题。


言之有物的总结报告就像一座金字塔,塔尖展示你今年收成的份量。老总看到这份量自然会问,你怎么收获的?这收成能长久不?你回答这些问题就展开了金字塔的第二层,第三层……,你要用简短通俗的信息化语言来让老总信服。信息化语言体现三个特点:一是用事实和数据说话;二是不停留在事实的表面,而是把零散肤浅的感性认识上升为理性的规律性认识;三是给出可操作的行动指南,而不是鸡汤。

       

简短的审计年终总结有三大优势:领导能带着愉悦的心情欣赏和肯定我们的工作;上级部门在撰写年终总结时录用率极高;审计在开展营销、推广经验时有了现成的文案。

4、层次性——年终总结要“关联大事”

年终总结是审计部门交给企业的一份答卷,我们面临的赶考远未结束。在林林总总的审计过程中,要交出一份思路清晰,策略严谨,求真务实、战术得当的年终总结,我们要消灭的敌人就是素材的复杂和混乱。

       

一份能把我们自己整懵的总结报告,打死也不能交出去,不可坏了自己的名声。解决这个问题的有效方法就是分类。我们不妨列出一个提纲或者勾画一个思维导图来完成这项工作。

       

分类的第一要务是关联公司大事,要和领导最关心的事情挂钩,体现全局视野,二是关联本职业务,三是团队建设。

       

在公司大事和领导的关注中,要体现审计的履职履责及绩效,老总最关注的是你为公司创造的价值,而不是你的具体运作。

       

在本职业务中,可以按时间轴分类,审计成果以时间顺序列示,以体现审计不断进步的过程;按项目类型分类,如内部控制审计、绩效审计、信息系统审计、舞弊审计、经济责任审计等,以体现将每个专项打造成精品的故事;按审计咨询和确认的职能作用分类,以体现内部审计在咨询领域价值创造的魅力。

5、客观性——年终总结要找出差距

年终总结三个关键内容“业绩、问题和改善计划”缺一不可。 谁的心中都有一杆秤,总结报告一忌对成绩好大喜功,芝麻说成了西瓜;二忌谈问题轻描淡写,大事化小,小事化了。

      

有经验的审计人员会重点写自己的经验方法,甚至展示这个经验方法能否用到明年的工作,能否推广到别的团队。这样一来,我们的这份年终总结意义立刻不一样了,总结出来的经验方法会带给老总新的启示。

      

年终总结也要分析问题和教训,这对于今后工作的引以为戒也是宝贵的。不摆问题的年终总结容易给人不够内省的反感,但问题怎么提,很有技巧,既要提出问题,还要勇于担当分析问题,并拿出解决问题的办法。

      

年终总结是审计与阅读者的沟通,客观真诚是关键,因此,我们讲进步不要忘了上级,讲本领不要忘了员工,讲成绩不要忘了配合部门,讲缺点不要忘了自己,讲现在不要割断历史。如果我们在展示成就之后写上“这些成绩的取得,得益于公司的严格要求和领导的言传身教,得益于**部门在**环节的配合”,那一定是一份人见人爱的好报告。

6、可信性——年终总结要用数字说话

工作做得好,总结更要写得好。

       

年终总结尽量少用形容词,一份与众不同的年度总结一定要用数据说话,并持之有据,否则,那是不会有人相信的。同样的数据,关键在于神解读,数据离不开环境,离不开分析和对比。比如我们内部审计人员参加资质考试通过70%,光看这个数字是没有意义的,如果写上“在全国平均及格率不足10%的高门槛约束条件下,我们一次性通过率达到70%”,这就比出了高度。但是这段总结还不算完,你审计人员的考试通过率再高,对企业、对总结的阅读者老总有何相干?所以,你得写上:这一素质实力将释放在提升内部审计为企业创造价值的创新实践中。

7、引导性——年终总结要写出思想

 内部审计的年终总结容易给人带来偏见,有人说我们的成绩是建立在被审单位的痛苦之上,这使得内部审计的年终总结有了特殊的意义,我们不仅是在写文字,更是在写思想。

       

那么如何在我们人不出现的情况下,让领导和外界直接被我们的文字所说服?这需要我们进行审计思想的营销。

       

没有哪个审计部门愿意在自己的年终总结中开出一堆审计对象的问题清单,这只能给老总和阅读者添堵。我们更愿意表达一种新型的医患关系,这就是病人对医生的信任和对健康的渴望,与医生救死扶伤、视病人健康为天职的完美结合,体现在审计总结上则是:企业对高质量的审计需求日益增长。

       

年终总结报告最好用被审单位的亲身感受来评价更有份量。如:XX公司借力内部审计提供真实信息的价值,在XX投资项目中识别供应链重大风险,避免了投资失误;XX公司领导为审计部请功——审计部在对外交流中帮助XX公司打开最难进入的SD市场,带回产品订单,让企业看到了内部审计用管理思想换市场,为企业创造利润的战略价值。

       

年终总结报告我们用心、用激情去写,文字越客观,报告越被高看。

8、远见性——年终总结要提出攀高目标

 内部审计对未来工作的展望是基于挑战之上的。审计人员干事业做工作体现在年终总结上就是有一种抓铁有痕、踏石留印的精神状态。

       

不想当将军的士兵不是好士兵,而将军和士兵的一步之遥就是会不会总结每一次战役。敢为人先,敢于亮剑,敢担责任,务实地提出新的目标,是建立领导信任和支持的机会。所以年终总结的过程不仅是我们在实践中增长才干的过程,还是我们不断寻找标杆,追赶标杆的过程,知己知彼,方能百战不殆。 

        

在年终总结中,我们会看到对比标杆的两种结果:一种是以己之长去比他人之短,这种自娱自乐的总结,效果是适得其反。只有用别人之长比己之短,才能看到目标,激发不服输的劲头。这样的目标根植于团队文化之中,既要体现目标的前瞻性,又要有可操作性,同时 量化目标,勾画出实现目标落地的线路图。比如我们制定的“攀高计划”和定期评估制度,一定体现在我们的月度计划和督办的议事日程中。

9、美观性—— 总结报告排版布局要“漂亮”

人靠衣装马靠鞍,同样一篇总结报告,排版布局不同,就会有不同的阅读效果。

       

每一位上司在面对下级部门整版的文字总结时都会头痛。如果我们凸显出引人入胜的小标题,排列出漂亮大气的段落,就会让人在阅读时有一种轻松愉悦的感觉。

       

排版没有定式,一份能给你带来意外欣喜的年度总结,页面设置看起来美观的要点是文字间隔要错落有距,格式、字体、段落、行间距、字体是否加黑等都要多次完善,直到满意为止。 

      

 你想想,总结报告中郎朗上口的小标题,标新立异的关键词,就像大珠小珠落玉盘的感觉,让人耳目一新,这是一种什么样的成就感?

10、系列性——年终总结要“好戏连台”

年终总结不仅仅是一份报告,就像过年不仅是一顿年饭一样,看灯会,闹元宵,有的上班族要到正月十五单位开了“收心会”才算年忙完。

     

内部审计的年终总结就是过年“好戏连台”的系列大餐。比如我们评选出的“10件大事”,上连公司发展及审计的今天和明天,让审计人员坚信我们的明天更美好;我们评选的“10大年度人物”,聚集审计正能量;评选的“10个趣味片段”,下连为老百姓办实事谋福利,让我们期盼的年终奖不仅仅是一个货币的符号,更是审计人员有为有位的荣耀和自豪的象征。尤其是我们举办的成果展示会暨联欢会,是审计人员翘首以盼的除旧迎新的最高潮,我们还会邀请部分子公司领导参加我们的“家宴”,他们是我们授予的“审计之友”,我们的老总也一定亲临会场与我们分享“痛饮庆功酒”的同乐。


这一系列的活动,最终赢得了员工将企业的振兴视为己任的情感交织。


内容选自即将出版的《内部审计工作法》,一部号称内部审计人员的《孙子兵法》!


文 谭丽丽 罗志国 转自 中国内部审计(ID:china-audit),审计之家整理发布

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